Co robię, aby pracować zgodnie z zasadą „Work smarter, not harder”?

Każdego dnia, podejmujemy setki decyzji – czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek zastanowić, czy pracujesz mądrze? Doba ma zawsze 24 godziny i tylko od nas zależy, jak je wykorzystamy. Oto kilka rad, które stosuję, żeby pracować mądrze:

– Deleguję część zadań
To bardzo ważne, aby wyrzucić z siebie myślenie Zosi-samosi i oddelegować zadania, które możemy przekazać innym bez poczucia, że tracimy nad czymś kontrolę.
Jedną z takich czynności, w moim przypadku, jest prowadzenie księgowości. Znam osoby, które, podobnie jak ja, prowadzą własną działalność i same radzą sobie z księgowością doskonale. Dla mnie to uciążliwe zadanie, na którym nie znam się tak, jak profesjonalny księgowy oraz, na które nie mam czasu. I nie mam tutaj na myśli czynności typu wystawianie faktur czy wyliczenie podatku dochodowego, ale np. ciągłe śledzenie przepisów, które obowiązują przedsiębiorców, pilnowanie terminów, składanie odpowiednich dokumentów, kontakt z US, archiwizacja dokumentów, pilnowanie przepisów prawnych.
Innymi czynnościami może być np. prowadzenie profili w mediach społecznościowych, przygotowywanie grafik itd.

– Upraszczam czynności oraz automatyzuje powtarzalne procesy
Jeżeli wykonuję jakąś czynność dwa lub więcej razy, zawszę szukam sposobu na jej uproszczenie bądź zautomatyzowanie. Prosty przykład – podczas wynajmowania mieszkania, musisz pamiętać o terminowych zapłatach za czynsz i telefon. Sposobem na uproszczenie i zautomatyzowanie, będzie ustawienie stałego przelewu, powtarzalnego każdego miesiąca automatycznie. Dzięki takiemu podejściu, zapłata będzie zawsze na czas, a Ty nie musisz o tym pamiętać i się tym przejmować. Dobrym pomysłem, jest również robienie tygodniowego podsumowania, tego co się robiło w pracy i w domu. Czy była jakaś rzecz, która zajęła nam sporo czasu, czy każdego dnia, wykonuję ciągle jakąś czynność, którą uważam za bezsensowną? Postaraj sobie odpowiedzieć, przy tego typu przemyśleniach, na pytanie: W jaki sposób mogę to uprościć lub zautomatyzować?

– Wyznaczam realną ilość priorytetów i zadań
Kiedyś miałem dużą tendencję do tego, aby na każdy dzień planować sobie setki zadań do wykonania i zabierałem się za nie w kolejności „na co akurat mam chęci”. To absolutnie bez sensu, ponieważ taki system prowadzi jedynie do marnotrawstwa czasu i braku konkretnych efektów, a do tego powoduje frustrację, bo doba zwyczajnie się kończy, a lista „to do” przechodzi na kolejne dni.
W moim przypadku sprawdza się lista maksymalnie trzech priorytetów na dany dzień, dzięki czemu stają się one realne do wykonania i chodzę spać z poczuciem, że wykonałem swój plan. Jeśli uda mi się zrobić więcej niż to, co zaplanowałem, to tylko zyskuję dodatkową satysfakcję.

– Rozpisuje zadania
W poprzednim podpunkcie wspomniałem, aby nie zabierać się do zadań w kolejności „co mi akurat wygodnie”. To ważne, aby wyznaczyć na dany dzień istotne priorytety. Po drugie – rozpisuję zadania na konkretne czynności. Zapisanie sobie w notatniku ogólnika powoduje, że w momencie, kiedy siadamy do wykonania zadania, to najpierw miotamy się z myślami, od czego zacząć, a kończymy na tym, że „może najpierw sprawdzę Facebooka”. Dlatego, zamiast np. „zrobić opłaty” zapisuję „Zapłacić: ZUS, rachunek za prąd i telefon”. Jeżeli planuję napisać tekst na bloga, to staram się opisać w podpunktach kilka najważniejszych myśli i konspekt. Dzięki temu dokładnie wiem, za co mam się danego dnia zabrać. W ten sposób staram się rozpisywać wszystkie zadania.
PS To trochę przypomina mi przepis na jakąś potrawę. Gdyby moja narzeczona napisała mi, że mam zrobić „quiche z grzybami” to najpewniej siedzielibyśmy głodni. A kiedy rozpisze mi konkretny przepis krok po kroku – jestem w stanie go zrealizować ;).

– Robię podsumowania i analizy
Nie wiem, jak mogłem wcześniej ich nie robić, ale prawdą jest, że żyłem sobie z tygodnia na tydzień i miesiąca na miesiąc, bez analizowania dotychczasowych zadań. Mam tutaj na myśli wiele kwestii, począwszy od domowych spraw i płatności za rachunki, przez ilość postów na blogu, po efekty realizowanych projektów.
Dzięki podsumowaniom i analizom wyciągam bardzo ważne wnioski. Wiem ile czasu zajmują mi konkretne czynności, dzięki czemu mogę bardziej efektywnie planować kolejne. Widzę jakie efekty przynoszą konkretne projekty, co wpływa na nie pozytywnie, a co negatywnie, co warto powtórzyć, a z czym dać sobie spokój. Dzięki temu wiem też, że realnie posuwam się do przodu i nie mam poczucia lewitowania w jakiejś czasoprzestrzeni.
W takich podsumowaniach przydaje mi się np. Google Analytics i Excel.

– Tworzę swoje własne procedury
Wiem, że „zasady są po to, aby je łamać”, ale uważam również, że dobre procedury, czyli najlepiej sprawdzające się metody pracy, pomagają w codziennym życiu, jak nic innego. Pomyślcie, jak wyglądają np. procedury sprzedaży w wielu restauracjach czy kawiarniach. Weźmy na tapetę Starbucks. Wchodząc proszę o „cafe latte”, a Pani zgodnie z procedurą pyta „czy wzmocnioną o dodatkowe espresso?”, następnie „na jakim mleku?” oraz „w rozmiarze grande?” i tym sposobem, 30 sekund później, zamiast zapłacić 10 zł, wydaję 16.
Co rozumiem poprzez własne procedury?
Jest to na przykład tworzenie krótkich instrukcji, konkretnych kroków i ewentualnych uwag do zadań, nad którymi pracuję. Robię je np. po to, aby nie powielać tych samych błędów kilkakrotnie. Jeśli jakaś trudna czynność jest ciężka do zapamiętania – zapisuję ścieżkę działania. W pracy, dzięki takiemu przyzwyczajeniu, swój czas zyskują także inne osoby, które zastanawiały się X czasu nad tym samym zadaniem, a dzięki instrukcji mogą wykonać je szybciej.
Inny przykład – przed opublikowaniem posta na blogu zadaję sobie pytania „czy wnosi on coś dobrego?”, jeśli odpowiedź brzmi „tak” stawiam kolejne pytanie – „czy sam bym go przeczytał?”, jeśli odpowiedź znów jest twierdząca, to publikuję post na blogu. Jeśli nie – zastanawiam się jak go dopracować.
Dzięki procedurom zyskuję czas, obiektywnie oceniam swoją pracę, widzę związek przyczynowo-skutkowy realizowanych działań, trzymam poziom i jakość, zapobiegam błędom i kontroluję swoją pracę.

– Skupiam się!
To chyba jedna z najtrudniejszych do opanowania czynności, zwłaszcza w dobie wszędobylskich rozpraszaczy. Polecam zainstalować sobie aplikację typu TimeTracker, która jest dodatkiem do Google Chrome (właściciele iphone’ów mają coś podobnego wbudowanego w swoje telefony). Dzięki temu sami zobaczycie, np. w podsumowaniu tygodniowym, ile czasu zajęło Wam przebywanie na poszczególnych stronach internetowych.
Aby się nie rozpraszać pomaga mi także wyłączenie internetu w telefonie (nie dostaję wówczas powiadomień), zamykanie zbędnych okien przeglądarki, założenie słuchawek (wiem jednak, że nie każdemu to pomaga ;)). Przed przystąpieniem do pracy upewniam się także, że mam pod ręką coś do picia (aby po 5 minutach nie lecieć do kuchni) i staram się upewnić, że mam teraz czas dla siebie – pytam np. domowników, czy w najbliższym czasie będą czegoś potrzebować, czy mogę poświęcić się pracy w skupieniu (aby po pół godziny nie okazało się, że trzeba wyprowadzić psa lub zadzwonić do Babci z życzeniami imieninowymi). Wszystkie takie sprawy załatwiam przed przystąpieniem do zadań.

Mam nadzieję, że ten wpis skłonił Cię do przemyśleń i w jakimś stopniu, przybliży do mądrzejszej pracy. Na koniec, mój ulubiony film, udowadniający, że pracowanie mądrze się opłaca.

Similar Articles

Comments

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

Most Popular

Linux – komenda grep

Narzędzie służące do wyszukiwania. Składnia jest następująca: grep wzorzec Najczęściej używane opcje: -i ignoruje wielkość liter -r wyszukuje również w sub katalogach ścieżki -l pokazuje...

Narzędzie deweloperskie na przykładzie Chrome

Podczas naszej codziennej pracy, zdarza się często, że chcemy coś przetestować lub poprawić. Nanoszenie poprawek w kodzie i każdorazowe odświeżanie jest mało efektywne. W jaki...

Przydatne sztuczki w terminalu Linuxa

Przygotowując materiał o szukaniu w plikach, w terminalu natknąłem się na bardzo prosty skrót, którego nie znałem. Zacząłem się zastanawiać, czy jest więcej takich...