Skuteczna komunikacja to sztuka przekazywania zwięzłych informacji w sposób zrozumiały dla drugiej osoby – bez pozostawiania miejsca na własną interpretację i domysły, co autor miał na myśli / czego ode mnie oczekuje.

Czy nie chciałbyś wiedzieć, dlaczego ktoś odzywa się właśnie do Ciebie, czego od Ciebie oczekuje i jakie akcje musisz podjąć? Takie informacje, dobrze byłoby zawrzeć w treści naszej wiadomości.

Słowo, które angażuje.

Istnieje magiczne słowo, otwierające wiele możliwości i angażujące drugą osobę, to: potrzebuję.

Jednak zanim z niego skorzystamy, należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• czy na pewno potrzebuję pomocy tej osoby? Czy nie wie tego / może wykonać to ktoś inny?
• czy sprawdziłem wszelkie możliwe źródła i opcje, zanim napisałem do tej osoby?
• czy z wiadomości, jasno wynika, do czego i dlaczego, jest nam potrzebny czas tej osoby?
• czy wiadomość jest zrozumiała i jasno z niej wynika, jakie akcje dana osoba musi podjąć?
• czy poinformowaliśmy o terminie / dlaczego to, o co prosimy, jest takie ważne? (Jeżeli wiadomość tego dotyczy?)
• czy po napisaniu wiadomości, nie jestem w stanie sam sobie odpowiedzieć na zadane pytanie / podjąć odpowiednich akcji (metoda gumowej kaczuszki) przed wysłaniem jej do odbiorcy?

Na co warto zwrócić uwagę, podczas pisania wiadomości?

• na to, co chciało się napisać,
• co faktycznie się napisało,
• sposób, w jaki odbierze to nasz odbiorca.

Gdy już mamy napisaną wiadomość, warto przed wysłaniem wczuć się w rolę odbiorcy i odpowiedzieć sobie, czy jest to wiadomość, którą sami chcielibyśmy otrzymać? Czy można coś w niej jeszcze poprawić / doprecyzować? (jeżeli wykonaliśmy już jakieś akcje, które były nieskuteczne, też warto o tym wspomnieć np. zapytałem osobę X, sprawdziłem dokumenty Y, zapytałem na czacie grupowym i ogólnym, sprawdziłem w miejscu Q).

Wiadomości powinny być krótkie, zawierać informacje, których oczekuje się od drugiej osoby, najlepiej w postaci wypunktowanej i pozwalającej od razu przejść do akcji, które dana osoba musi podjąć.

Należy się zawsze upewnić, że informacja jest kompletna, zrozumiała i zawiera wszystko, co potrzebujemy od osoby, z którą się kontaktujemy.

Na co warto jeszcze zwrócić uwagę?

• czy dana osoba ma dostęp do niezbędnych plików oraz odpowiednie uprawnienia, jeżeli jest to istotne,
• czy pliki, które wysyłamy, są tymi finalnymi,
• czy wszystkie linki nam się otwierają,
• czy ma dostęp do miejsc, od których wymagamy od niej akcji,
• czy wiadomość, zawiera wszelkie niezbędne elementy, żeby osoba, która będzie musiała podjąć do niej jakieś działanie, mogła to zrobić i zamknąć ten temat?

Czy Ty drogi czytelniku, dodałbyś jeszcze coś do tych list?