Wiele osób pyta się mnie, w jaki sposób panuję nad tyloma projektami / wracam zawsze z odpowiedzią / nie gubię obietnic oraz odpowiedzi.

Sprawdzają się u mnie dwa podejścia:

Getting Things Done – posiadanie jednego miejsca, w którym gromadzę wszystkie akcje do wykonania, które są ważne z mojego punktu widzenia. Nie trzymam tego w głowie / na kartkach.

Trello – jako narzędzie, do którego wszystko zrzucam a następnie odpowiednio żongluje.

Znajdź jedno sprawdzone narzędzie, do którego wrzucisz wszystkie rzeczy.

Nie trzymaj ich w głowie.

Nie oszukujmy się, jeżeli czegoś nie zapiszesz, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że o tym zapomnisz. Przeczytałem wiele książek, które poruszały tematy organizacji pracy i zarządzania zadaniami. Testowałem różne narzędzia — od karteczek, kalendarzy, notesów, teczek — kończąc na różnego rodzaju darmowych i płatnych rozwiązaniach online czy aplikacjach mobilnych. Każde z narzędzi miało być tym jedynym*, które rozwiąże wszystkie moje problemy. A teraz po kolei…

*Często przy okazji okazywało się, że dobór narzędzia stawał się polem do prokrastynacji. Dlaczego? Przecież skoro ten kalendarz nie jest idealny, to teraz spędzę tydzień na szukaniu innego. A tamta aplikacja nie działa jednak tak, jak bym chciał, więc to jej wina, że odkładam zadania na później. Brzmi znajomo? 😉 

Trello

To proste narzędzie, w którym można sobie stworzyć tablicę (lub kilka), dodać dowolne kolumny, a do nich poszczególne zadania. Testowałem różne kombinacje, z tablicami per projekty, z kolumnami per projekty, kolumnami per osoby itp.

Domyślasz się już, co się u mnie najlepiej sprawdza?

Prostota. Znów. A pod nią kryją się 4 kolumny, których używam najczęściej.

PS Oczywiście, posiadam więcej kolumn, ale nie oszukujmy się — za często do nich nie zaglądam. Może kiedyś nadarzy się potrzeba i to zmienię? Będę dostosowywać się w porę, ale na razie nic nie wskazuje na to, żeby była taka potrzeba.

1 Backlog — miejsce, które jest do zrzutu wszystkiego co mam w głowie. Nie zastanawiam się nad formą, skupiam się tylko na tym, żeby opis po jakimś czasie nadal mówił mi, co miałem na myśli. Raz na jakiś czas zaglądam we wszystkie zadania, odpowiednio je sortuję w taki sposób, żeby najważniejsze i najpilniejsze były na samej górze.

2 Dziś — miejsce, w którym zazwyczaj są zadania, które muszą zadziać się tego samego dnia. Piszę zazwyczaj, bo jestem szczery — skupiam się, żeby te najpilniejsze zadania naprawdę się działy i były na samej górze, a to, co może poczekać — przerzucam do kolumny Jutro. Zadania najpilniejsze, mają zazwyczaj również ustawioną datę i świecą się na czerwono, gdy wybił dzień, w którym trzeba je zrealizować lub gdy przypadkiem są po terminie.

3 Jutro — zbiór zadań, które mogą poczekać na najbliższe dni, ale ich realizacja będzie zdecydowanie wcześniejsza, niż zadań, które znajdują się w Backlogu. Tutaj również często posługuję się datą, po której rozpoznaję te faktyczne priorytety. Wprawa w żonglowaniu przyjdzie Ci z czasem, na początku skup się na tym, żeby najważniejsze zadania, była na górze listy. Pod koniec dnia, możesz je przejrzeć i przerzucić do listy Dziś, od której przeglądu zaczniesz dzień jutrzejszy.

4 Done — tematy, które przestały być już aktualne (testowałem kiedyś kolumnę Kosz, ale uprościłem do jednego miejsca) a przede wszystkim te, które faktycznie się zakończyły i można o nich zapomnieć (nie ma potrzeby wracania / nie czekamy na żadną decyzję).

Żródło: ebook własnego autorstwa, do pobrania po zapisie na newsletter.

Naprawdę, to działa (u mnie 🙂 na pewno).

Jeżeli czujesz niedosyt i masz wolne 40 minut – zerknij na film HRejterzy, mówiący szczerze do bólu o produktywności i jak to robią w CodeTwo.