Zarządzanie zadaniami jest czymś, czego nauczyć może się każdy z nas. Jak to bywa, początki są trudne. Wraz ze wzrostem ilości wykonanych zadań, zaczynają pojawiać się powtarzalne schematy, które możemy stosować, tym samym upraszczając sobie zarządzanie nimi. Na bazie swojego wieloletniego doświadczenia, na różnych stanowiskach, przygotowałem kilka wniosków, które sprawdzają się w moim przypadku. 

1. Prawo Parkinsona w praktyce 

Wyobraźmy sobie, że na napisanie tego artykułu blogowego wyznaczyłem sobie 2 h. Gdybym tak zrobił, to z dużym prawdopodobieństwem właśnie tyle czasu by mi zajął. Co więc zmieniłem? Podważyłem ilość czasu, jaką pierwotnie zakładałem. Przemyślałem zadanie i doszedłem do wniosku, że powinno mi wystarczyć 30 minut. Wiedziałem, co dokładnie chcę napisać, mam doświadczenie w pisaniu tego typu postów, narzuciłem sobie dyscyplinę (skupiam się na pisaniu, eliminuję rozpraszacze). 

Co mi z tego wyszło? Tekst ostatecznie zajął mi 1 h. To więcej niż założyłem w drugim podejściu, ale też o godzinę krócej niż przy pierwszym założeniu! Mogę więc stwierdzić, że udało mi się „zaoszczędzić” godzinę, którą mogę lepiej spożytkować. Polecam zapoznać się lepiej z prawem Parkinsona i wypróbować je na własnym przykładzie. 

2. Wszyscy mamy taką samą dobę

Doba oferuje 24 h każdemu z nas. Czasami kiedy włączy mi się marudzenie pt. „nie mam czasu…” mój telefon przypomina mi, że znowu gadam głupoty. Nie wiem, czy wam również, ale mój smartfon co tydzień przygotowuje podsumowanie tygodnia, w którym czarno na białym widać, ile czasu spędziłem na czasopożeraczach. Oczywiście czasami trzeba pozwolić sobie i na taką rozrywkę, jednak może warto przemyśleć, czy chcemy dać sobie na nią 30 minut, czy 3 h? 

Podobno jeśli czegoś się mocno chce, to szuka się sposobów, a jeśli się nie chce, to powodów. To chyba właśnie to podejście sprawia, że jedni sprawiają wrażenie bardziej produktywnych niż inni. Jeżeli nic nie stoi nam na przeszkodzie, warto poszukać takich kół napędowych, które pomogą nam realizować cele, zamiast szukać wymówek. 

3. Nadgodziny NIE są rozwiązaniem

Nadgodziny mogą się zdarzyć. Sytuacja awaryjna, wszystkie ręce na pokład — raz na jakiś ratują projekt. Jeśli jednak zaczynają być regularne — to znaczy, że dzieje się coś niedobrego i mamy problem do zidentyfikowania i rozwiązania. 

Nadgodziny nie przekładają się na produktywność. Każdy z nas działa efektywnie w określonym czasie, nasz organizm ma swoje limity i należy ich przestrzegać. Dobrze jest obserwować samego siebie i wiedzieć, kiedy jest moment na odpoczynek. Prawidłowy balans owocuje znacznie lepszymi efektami niż ciągłe zmuszanie organizmu do nadmiernego wysiłku. 

4. Komunikacja czyni cuda 

Czasami klienci się o coś złoszczą… Jakiś czas temu odkryłem jednak, że tutaj kompletnie nie chodzi o to, że zadanie spóźnia się o dzień czy dwa. Powodem irytacji jest brak komunikatu. Jeśli coś nie idzie po naszej myśli i widzimy, że może być problem z dostarczeniem zadania na czas — mówmy, komunikujmy, uprzedzajmy. Nie liczmy na to, że „może nie zapyta” albo „jakoś to będzie”. Nawet trudna do przekazania informacja jest lepsza, niż żadna. Gwarantuję, że szczerość wobec klienta procentuje długofalową współpracą. 

5. Zadanie czasami można przełożyć

Umówmy się, że goniące terminy, to jednak trochę abstrakcyjne pojęcie. Gdy wszystko dookoła zaczyna się palić tak, jak na tym obrazku:

Warto porozmawiać o zobowiązaniach i sprawdzić, czy jakiegoś zadania nie jesteśmy w stanie minimalnie odłożyć w czasie. Tutaj znów wkracza nam komunikacja i szczerość. Nie udajemy, że damy radę, tylko mówimy jasno, co się dzieje i wspólnymi ustaleniami aktualizujemy priorytety. 

6. Warto szukać rozwiązań win-win

Sytuacja win-win to taka, w której korzyść w ramach wspólnych ustaleń odnoszą obie strony. Nie ma wygranych i przegranych. Pójście na kompromis sprowadza się do znalezienia takiego wyjścia z sytuacji, w którym obie strony będą zadowolone. Z czasem takie rozwiązania przychodzą nam do głowy coraz szybciej. 

7. Zawsze będzie coś jeszcze do zrobienia

Dawno temu pogodziłem się z faktem, że nie ma czegoś takiego, jak skończona lista „to do”. Żeby jednak wyzbyć się poczucia, że codziennie się nie wyrabiam, zacząłem ustalać na każdy dzień kilka zadań, które wykonam na 100%. Zazwyczaj wybieram 3 czynności, z których muszę się wywiązać. To sprawia, że zadania i projekty idą do przodu, a ja kończę dzień z satysfakcją. Jeśli zrobię więcej niż te 3 zadania to jeszcze lepiej, ale nie próbuję już sobie wmawiać, że ogarnę wszystko. Dzień pracy ma 8 godzin i trzeba potrafić tak żonglować priorytetami i tak umiejętnie identyfikować zadania konieczne do wykonania, aby projekty były realizowane, a nasz sen spokojny. 

8. Porządek na biurku ułatwia pracę

Kiedyś usłyszałem, że jeśli zacznę dzień od pościelenia łóżka, to pierwsze udane zadanie mam za sobą, a takie poczucie pozwala lepiej rozpocząć dzień. 

Zauważyłem, że podobnie działa na mnie czyste biurko. Porządek sprawia, że praca idzie mi lepiej i sprawniej. Jeśli chcę dodać sobie kolejne punkty do produktywności, zamieniam luźne spodnie na jeansy, a t-shirt na koszulę. 

Wiem, że nie na każdego działać będzie to samo, dlatego chętnie dowiem się — co działa u Was? 

9. Pamięć jest ulotna 

Zasada, którą kieruję się od zawsze — jeżeli nie jestem w stanie wykonać czegoś od razu, zapisuję to w notatkach lub Trello. 

10. Szukaj uproszczeń (nie wymówek!)

Jestem mistrzem wymówek (kto nie wierzy, niech zapyta moją Żonę, co czasami podsuwa mi wyobraźnia), ale myślę, że równie dobrze idzie mi walka z nimi. Jednym z trików, które mi pomagają, jest upraszczanie. A do potrzebuję mojego Brudnopisu. 

Podsumowanie:

Mam nadzieję, że punkt 9 i 10 pozostawił w Tobie niedosyt i pomyślałeś/aś „halo, halo, ale ten koleś chyba jeszcze nie skończył?”. Zostawiłem te opisy tak krótkie, nie bez przyczyny. To właśnie te 2 sposoby sprawiają, że panuję nad zadaniami dookoła wszystkich swoich projektów i niczego nie gubię. Opisałem je bardzo dokładnie w e-booku, który kiedyś wysyłałem po zapisaniu się na newsleter. Jeżeli jesteś nim zainteresowany, odezwij się do mnie 😉  

Podsumowanie numer 2:

Komunikacja, komunikacja, komunikacja — to właśnie ona sprawia, że zarządzanie zadaniami można polubić i mogą one być przyjemne. 

Dziękuję, że dotarłeś do końca, i mam nadzieję, że e-book pozwoli Ci nauczyć się czegoś nowego. Taki jest właśnie cel tego bloga — odkrywanie i uczenie się nowych rzeczy.