Każdego dnia, podejmujemy setki decyzji – czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek zastanowić, czy pracujesz mądrze? Doba ma zawsze 24 godziny i tylko od nas zależy, jak je wykorzystamy. Oto kilka rad, które stosuję, żeby pracować mądrze:

– Deleguję część zadań
To bardzo ważne, aby wyrzucić z siebie myślenie Zosi-samosi i oddelegować zadania, które możemy przekazać innym bez poczucia, że tracimy nad czymś kontrolę.
Jedną z takich czynności, w moim przypadku, jest prowadzenie księgowości. Znam osoby, które, podobnie jak ja, prowadzą własną działalność i same radzą sobie z księgowością doskonale. Dla mnie to uciążliwe zadanie, na którym nie znam się tak, jak profesjonalny księgowy oraz, na które nie mam czasu. I nie mam tutaj na myśli czynności typu wystawianie faktur czy wyliczenie podatku dochodowego, ale np. ciągłe śledzenie przepisów, które obowiązują przedsiębiorców, pilnowanie terminów, składanie odpowiednich dokumentów, kontakt z US, archiwizacja dokumentów, pilnowanie przepisów prawnych.
Innymi czynnościami może być np. prowadzenie profili w mediach społecznościowych, przygotowywanie grafik itd.

– Upraszczam czynności oraz automatyzuje powtarzalne procesy
Jeżeli wykonuję jakąś czynność dwa lub więcej razy, zawszę szukam sposobu na jej uproszczenie bądź zautomatyzowanie. Prosty przykład – podczas wynajmowania mieszkania, musisz pamiętać o terminowych zapłatach za czynsz i telefon. Sposobem na uproszczenie i zautomatyzowanie, będzie ustawienie stałego przelewu, powtarzalnego każdego miesiąca automatycznie. Dzięki takiemu podejściu, zapłata będzie zawsze na czas, a Ty nie musisz o tym pamiętać i się tym przejmować. Dobrym pomysłem, jest również robienie tygodniowego podsumowania, tego co się robiło w pracy i w domu. Czy była jakaś rzecz, która zajęła nam sporo czasu, czy każdego dnia, wykonuję ciągle jakąś czynność, którą uważam za bezsensowną? Postaraj sobie odpowiedzieć, przy tego typu przemyśleniach, na pytanie: W jaki sposób mogę to uprościć lub zautomatyzować?

– Wyznaczam realną ilość priorytetów i zadań
Kiedyś miałem dużą tendencję do tego, aby na każdy dzień planować sobie setki zadań do wykonania i zabierałem się za nie w kolejności „na co akurat mam chęci”. To absolutnie bez sensu, ponieważ taki system prowadzi jedynie do marnotrawstwa czasu i braku konkretnych efektów, a do tego powoduje frustrację, bo doba zwyczajnie się kończy, a lista „to do” przechodzi na kolejne dni.
W moim przypadku sprawdza się lista maksymalnie trzech priorytetów na dany dzień, dzięki czemu stają się one realne do wykonania i chodzę spać z poczuciem, że wykonałem swój plan. Jeśli uda mi się zrobić więcej niż to, co zaplanowałem, to tylko zyskuję dodatkową satysfakcję.

– Rozpisuje zadania
W poprzednim podpunkcie wspomniałem, aby nie zabierać się do zadań w kolejności „co mi akurat wygodnie”. To ważne, aby wyznaczyć na dany dzień istotne priorytety. Po drugie – rozpisuję zadania na konkretne czynności. Zapisanie sobie w notatniku ogólnika powoduje, że w momencie, kiedy siadamy do wykonania zadania, to najpierw miotamy się z myślami, od czego zacząć, a kończymy na tym, że „może najpierw sprawdzę Facebooka”. Dlatego, zamiast np. „zrobić opłaty” zapisuję „Zapłacić: ZUS, rachunek za prąd i telefon”. Jeżeli planuję napisać tekst na bloga, to staram się opisać w podpunktach kilka najważniejszych myśli i konspekt. Dzięki temu dokładnie wiem, za co mam się danego dnia zabrać. W ten sposób staram się rozpisywać wszystkie zadania.
PS To trochę przypomina mi przepis na jakąś potrawę. Gdyby moja narzeczona napisała mi, że mam zrobić „quiche z grzybami” to najpewniej siedzielibyśmy głodni. A kiedy rozpisze mi konkretny przepis krok po kroku – jestem w stanie go zrealizować ;).

– Robię podsumowania i analizy
Nie wiem, jak mogłem wcześniej ich nie robić, ale prawdą jest, że żyłem sobie z tygodnia na tydzień i miesiąca na miesiąc, bez analizowania dotychczasowych zadań. Mam tutaj na myśli wiele kwestii, począwszy od domowych spraw i płatności za rachunki, przez ilość postów na blogu, po efekty realizowanych projektów.
Dzięki podsumowaniom i analizom wyciągam bardzo ważne wnioski. Wiem ile czasu zajmują mi konkretne czynności, dzięki czemu mogę bardziej efektywnie planować kolejne. Widzę jakie efekty przynoszą konkretne projekty, co wpływa na nie pozytywnie, a co negatywnie, co warto powtórzyć, a z czym dać sobie spokój. Dzięki temu wiem też, że realnie posuwam się do przodu i nie mam poczucia lewitowania w jakiejś czasoprzestrzeni.
W takich podsumowaniach przydaje mi się np. Google Analytics i Excel.

– Tworzę swoje własne procedury
Wiem, że „zasady są po to, aby je łamać”, ale uważam również, że dobre procedury, czyli najlepiej sprawdzające się metody pracy, pomagają w codziennym życiu, jak nic innego. Pomyślcie, jak wyglądają np. procedury sprzedaży w wielu restauracjach czy kawiarniach. Weźmy na tapetę Starbucks. Wchodząc proszę o „cafe latte”, a Pani zgodnie z procedurą pyta „czy wzmocnioną o dodatkowe espresso?”, następnie „na jakim mleku?” oraz „w rozmiarze grande?” i tym sposobem, 30 sekund później, zamiast zapłacić 10 zł, wydaję 16.
Co rozumiem poprzez własne procedury?
Jest to na przykład tworzenie krótkich instrukcji, konkretnych kroków i ewentualnych uwag do zadań, nad którymi pracuję. Robię je np. po to, aby nie powielać tych samych błędów kilkakrotnie. Jeśli jakaś trudna czynność jest ciężka do zapamiętania – zapisuję ścieżkę działania. W pracy, dzięki takiemu przyzwyczajeniu, swój czas zyskują także inne osoby, które zastanawiały się X czasu nad tym samym zadaniem, a dzięki instrukcji mogą wykonać je szybciej.
Inny przykład – przed opublikowaniem posta na blogu zadaję sobie pytania „czy wnosi on coś dobrego?”, jeśli odpowiedź brzmi „tak” stawiam kolejne pytanie – „czy sam bym go przeczytał?”, jeśli odpowiedź znów jest twierdząca, to publikuję post na blogu. Jeśli nie – zastanawiam się jak go dopracować.
Dzięki procedurom zyskuję czas, obiektywnie oceniam swoją pracę, widzę związek przyczynowo-skutkowy realizowanych działań, trzymam poziom i jakość, zapobiegam błędom i kontroluję swoją pracę.

– Skupiam się!
To chyba jedna z najtrudniejszych do opanowania czynności, zwłaszcza w dobie wszędobylskich rozpraszaczy. Polecam zainstalować sobie aplikację typu TimeTracker, która jest dodatkiem do Google Chrome (właściciele iphone’ów mają coś podobnego wbudowanego w swoje telefony). Dzięki temu sami zobaczycie, np. w podsumowaniu tygodniowym, ile czasu zajęło Wam przebywanie na poszczególnych stronach internetowych.
Aby się nie rozpraszać pomaga mi także wyłączenie internetu w telefonie (nie dostaję wówczas powiadomień), zamykanie zbędnych okien przeglądarki, założenie słuchawek (wiem jednak, że nie każdemu to pomaga ;)). Przed przystąpieniem do pracy upewniam się także, że mam pod ręką coś do picia (aby po 5 minutach nie lecieć do kuchni) i staram się upewnić, że mam teraz czas dla siebie – pytam np. domowników, czy w najbliższym czasie będą czegoś potrzebować, czy mogę poświęcić się pracy w skupieniu (aby po pół godziny nie okazało się, że trzeba wyprowadzić psa lub zadzwonić do Babci z życzeniami imieninowymi). Wszystkie takie sprawy załatwiam przed przystąpieniem do zadań.

Mam nadzieję, że ten wpis skłonił Cię do przemyśleń i w jakimś stopniu, przybliży do mądrzejszej pracy. Na koniec, mój ulubiony film, udowadniający, że pracowanie mądrze się opłaca.