Na początku zaznaczmy – im mniej spotkań, tym lepiej. Pozwólmy naszym developerom robić to, w czym są najlepsi. Jeśli jednak spotkanie z ich udziałem jest konieczne, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów, aby było ono przyjemne dla obu stron. Poniżej lista oparta na moim doświadczeniu.

Znajdźcie wspólny język i sprawcie, aby obie strony były zadowolone ze spotkań

Jak już wspomniałem, w obiegu krąży mit o tym, że programiści nie lubią spotkań. Wiem coś o tym, bo sam byłem developerem. Obecność moja, na niektórych spotkaniach nie była konieczna i mogły odbywać się one spokojnie beze mnie. Z punktu widzenia project managera wiem jednak, że obecność programisty jest bardzo istotna. Jak pogodzić interesy? Aby wypracować sobie relacje, warto po prostu rozmawiać. Wyjaśnić programiście już na początku projektu, jakiego harmonogramu może się spodziewać (np. że w pierwszej fazie spotkań będzie więcej). Porozmawiać także o tym, dlaczego potrzebujemy jego obecności i ustalić wspólnie, jakie są nasze potrzeby i wymagania. Jeśli każda ze stron będzie otwarta na dialog, to szybko uda się wypracować odpowiadające obu stronom standardy.

Podsumuj akcje, które są do wykonania

Odbyło się spotkanie, omówiliśmy na nim wszystkie aspekty – można się rozejść. Czy aby na pewno? Z doświadczenia wiem, że zawsze warto zrobić krótkie podsumowanie tego, co było omawiane, jednocześnie upewniając się, że wszyscy jednakowo zrozumieli omawiane kwestie. Jeżeli na spotkaniu, były omawiane jakieś działania akcyjne – warto je w tym miejscu wymienić oraz zadbać o to, żeby każde zadanie miało swojego właściciela, który będzie odpowiedzialny za jego koordynację. Dobrą praktyką jest także przygotowanie notatki podsumowującej i przesłanie jej do wszystkich uczestników.

Skup się na celu oraz efektywnym przebiegu spotkania

Jakie jest cel spotkania? Czy trzymamy się agendy? Jeżeli odbiegamy od tematu, warto się na chwilę zatrzymać i zrobić reset – czyli podsumować, po co się tutaj wszyscy zebraliśmy oraz co chcemy zaadresować tym spotkaniem. Gdy udało nam się wszystko ustalić przed czasem – nie korzystajmy z prawa Parkinsona (zawsze wykorzystamy cały czas, który planujemy na daną aktywność), tylko skończmy spotkanie.

Szanuj czas programisty i pozwól mu się skupić na tym w czym jest najlepszy

Czy wszystkie zaproszone osoby, są niezbędne na tym spotkaniu? Czy nie można uzyskać informacji w inny sposób? Czy dana osoba, musi brać udział w spotkaniu czy można wcześniej zadać jej jedno kluczowe pytanie i nie odrywać jej od pracy?

Kolejna sprawa. Jeżeli możemy wcześniej przygotować agendę spotkania – powinniśmy to zrobić, wraz z zaadresowaniem celu. Warto również dodać materiały, z którymi zapoznanie się będzie konieczne. Jeżeli materiały są obszerne, warto również dodać ich krótkie podsumowanie.

Angażuj w rozmowę i pozwól się wypowiedzieć wszystkim

Czy dajesz dojść do głosu wszystkim, którzy są na spotkaniu? Stwórz taką atmosferę spotkania, żeby każdy mógł się wypowiedzieć – już ustaliliśmy, że na spotkaniach pojawiają się osoby potrzebne – w takim razie na pewno mają coś do wniesienia/dodania, prawda? Jeżeli znasz swój zespół, zaobserwujesz, że ktoś milczy (bo np. nie ma siły przebicia) – stwórz okazję, żeby taka osoba również dodała coś do rozmowy: „a Ty Janie, co o tym sądzisz?”

Poproś zespół o feedback

Coś, co wydaje nam się efektywne i w porządku – nie zawsze musi być tak samo odbierane przez inne osoby. Dlatego ważna jest rozmowa i raz na jakiś czas, dowiadywanie się, co można poprawić / zrobić lepiej. Pamiętajmy, że zdanie każdego powinno się liczyć i dlatego warto regularnie prosić o feedback i wyciągać z niego wnioski.

Rób spotkania tylko i wyłącznie wtedy, gdy to konieczne

Zawsze, zanim zorganizujesz spotkanie – odpowiedz sobie, czy będzie to najszybszy i najefektywniejszy sposób, na osiągnięcie danego celu / rozwiązanie problemu. Rób spotkania tylko i wyłącznie, kiedy to konieczne oraz maksymalnie wykorzystuj czas, który poświęcają Ci ich uczestnicy.

Podsumowując:

– nie każdy programista lubi spotkania, nie zajmujmy jego czasu na próżno
– szanujmy swój czas i róbmy spotkania wtedy, gdy to konieczne
– pamiętajmy o celu, który przyświeca spotkaniom
– starajmy się nie odbiegać od tematu spotkania
– do akcji, przypisujmy zawsze osoby
– róbmy podsumowania ważnych spotkań oraz umieszczajmy w jakimś miejscu dostępnym dla wszystkich: ustalone akcje, terminy oraz osoby odpowiedzialne, za ich przypilnowanie
– nie bójmy spytać się o feedback
– postarajmy się zawsze opowiedzieć, po co jest dane spotkanie i jaki problem / cel, chcemy nim zaadresować